オフィス改革で残業&コスト削減【実践!社長の財務】第649号

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皆様、おはようございます。
税理士の北岡修一です。

新年度スタート、皆様の会社はいかがですか?

弊社の入っているビルも、新卒の方たちも多く、4月に入ってエレベーターなどもすごく混むようになった感がありますね。

ということで、本日も「実践!社長の財務」よろしくお願いいたします。 
 

オフィス改革で残業&コスト削減

会社が成長してくると、社員が増え、会議が増え、残業が増え、オフィスが手狭になってきます。
そうなると、オフィス移転なども必要になってきて、かなりの費用がかかることになります。

周りの会社を見ていても、しょっちゅう引っ越ししている会社がありますね。規模が大きくなったり、逆に縮小したり、理由は様々です。

ただ、やはりオフィス移転となると、それに費やす時間とお金はバカにならないものです。

会社版「引っ越し貧乏」にならないようにしたいものですね。

先日読んだ、2016年3月28日の日経電子版のJALの取り組みはオフィス改革について、とても参考になります。

その記事では、JALの中でも最も残業の多かった調達本部の取り組みを紹介しています。

この取り組みにより「午後8時にはほとんどの社員がいなくなり1人・1日当たりの残業時間を1時間48分削減した。」そうです。

同時にコスト削減も実現しています。
具体的な取り組みを、いくつか抜粋してみます。

<座席数>
在籍110名弱に対して、座席数を92席にした。同時に袖机を廃止して、1人当たりの机の横幅を140cmから120cmに縮小。
その分、打ち合わせスペースを大幅に増やす。
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会議室不足が解消。打ち合わせスペースでも執務できるため問題なし

面白いのは、執務テーブルを4人席(2人対面)にしたことですね。
これにより全部の席が端になります。日本人は端に座りたがるので、6人席以上だと、社員同士の距離が空くからです。

これにより、社員同士の対話促進もねらっているわけです。

<電話>
全員に業務用スマホを配布し、2か月間の周知期間を経て、部署代表電話を廃止した。
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取引先は担当者の携帯電話にかけ、特に混乱はないとのこと。電話が鳴らずに静かになり、電話の取次ぎで業務が中断されない効果もあり。

中小企業の場合、会社の代表電話をなくすのは難しいと思いますが多くを携帯電話で済ますことはできそうですね。

<書類>
「会議や決裁の書類は印刷禁止」に。さらに「無駄な紙や物品をため込まないよう、ロッカーの場所を4カ月ごとに入れ替えるルール」も定めた。
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資料のメール共有やプロジェクター投影が浸透し、1人あたりのコピー用紙の使用量が月600枚から150枚へと1/4に減少した。

これは是非、どの会社でもやりたいところですね!

<残業ゾーン>
残業を届け出制とし、残業者は打ち合わせスペースでのみ執務可能とした。1カ所に集めることで残業者の人数と顔ぶれをお互いに把握し、早く退勤したくなるようにした。
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午後8時までには、ほぼ全員が退勤するようになった。

さすがにいつも同じメンバーだと、居づらくなりますね(笑)。

<在宅勤務>
全員に月1回の在宅勤務を義務づけ
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育児・介護など事情のある人以外にも在宅勤務が浸透してきた。

これは業種によっては、なかなかできないでしょうが、執務スペースの問題や、業務の効率化なども考えると、検討する価値はありますね。

以上、JAL調達本部のオフィス改革の一部を紹介しましたが、昨今のテクノロジーを使えば、オフィス改革は工夫次第で、いろいろできると思います。

人数が増えたからすぐ移転、と考えるのではなく、今のオフィスでどのような工夫ができるのか、まずはそれを考えて欲しいと思います。

編集後記

週末はベルギーから、娘が留学時にお世話になったご夫婦が来日したので、日光&鬼怒川温泉に行ってきました。とてもいい天気で桜もきれいで、日本の世界遺産や温泉など満喫してもらったかなあと思います。娘も久々のフランス語でしたが、1年たっても結構出てくるもんですね。娘ながら感心しました。

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